Bacharelado em Sistemas de Informação – 2010.1
Disciplina: Fundamentos de Sistemas de Informação
Professor: Sean W. M. Siqueira
Aluno: Vinícius Rodrigues Lima
Sistemas de Gestão de Conteúdo – SGC
Content Management System – CMS
Introdução
Atualmente uns dos principais desafios enfrentados pelas organizações são o gerenciamento, armazenamento e uso das informações eletrônicas. Porém nos últimos anos os rápidos avanços tecnológicos focaram-se apenas na geração, processamento e distribuição das informações, deixando de lado uma etapa muito importante para a arquitetura informacional como um todo, a gestão das mesmas.
O conhecimento é cada vez mais importante para os negócios, porém para o conhecimento ser realmente integrado à estrutura da empresa deve ser transformado em conteúdo. É nesse contexto que os Sistemas de Gestão de Conteúdo (CMS - Content Management System) estão evoluindo e sendo adotados por organizações que necessitam de um sistema que ofereça acesso a conteúdos exibidos em formatos diversos, na hora certa, no lugar em que se estiver, com agilidade e precisão.
Gerenciar conteúdo é captar conteúdos de diversas fontes, organizar e distribuir de forma flexível. Ao longo do tempo e a partir de diversas experiencias e mudanças de conceitos, houveram mudanças significativas quanto a utilização da internet e sua orbita de tecnologia existentes. Os portais corporativos tendem cada vez mais à utilização de recursos provenientes da Web 2.0 que promovem o compartilhamento de experiências e conhecimentos, individuais e organizacionais através da flexibilização dos processos de publicação de conteúdo.
Em suma, as ferramentas CMS são fundamentais para um eficiente gerenciamento de conhecimento atualmente. Qualquer tipo de organização que faça uso de portais corporativos, sites, intranet, extranet adquire vantagens ao utilizar um CMS. A partir do conhecimento desses benefícios pela empresa há um maior alinhamento estratégico dos Sistemas de Gestão de Conteúdo com a organização, o que representa um diferencial competitivo.
Conteúdo
Para o entendimento de todos os aspectos que envolvem os Sistemas de Gestão de Conteúdo é fundamental o conhecimento do conceito que envolve o termo conteúdo.
Conceito de Conteúdo:
“O conteúdo de um site é um conjunto de informações, mas não de qualquer tipo de informação. Conteúdo tem juízo de valor embutido, significa que a informação que o site oferece deve ter coerência, fundamentação, esforço intelectual e operacional dos profissionais que nele trabalham e que agregaram algum tipo de valor à informação.”
(LAPA, Eduardo. Gestão de Conteúdo como apoio à Gestão do Conhecimento, Editora: Brasport, Rio de Janeiro – 2004)
É comum confundir o conteúdo de um site com apenas o texto stricto sensu: notícias, documentos, artigos. É claro que a maior parte do conteúdo em grande parte dos sites se apresenta na forma textual, porém o conteúdo deve ser visto como toda e qualquer informação que seja útil para os colaboradores, fornecedores, clientes e usuários não importando a mídia em que esteja distribuído: imagens, vídeos, etc.
Portal
O portal é um dos meios de distribuição do conteúdo, por isso o entendimento do seu conceito na prática da organização é válido. A relação entre gestão de conteúdo e os portais corporativos permite estabelecer requisitos fundamentais que garantem a eficiência na implementação da gestão de conteúdo em uma organização.
Conceito de Portal:
“Um portal é uma aplicação web que fornece aos usuários um ponto central de acesso a diversas aplicações e informações. Eles possuem características específicas, tais como a personalização, agregação, facilidade de administração, além de oferecer acesso simplificado às informações para o usuário.”
(OLIVEIRA, Richardson. Portlets, uma tecnologia padrão para o desenvolvimento de Portais, Mundo Java, n. 6, 2004)
A agregação de variados tipos de conteúdo, capacidade de personalização e a facilidade de acesso são objetivos importantes a serem atingidos por um portal corporativo, principalmente por facilitar a interação entre seus clientes e funcionários. O portal é o local que o usuário irá encontrar um conjunto de serviços e informações personalizadas.
Evolução da Visão Executiva com respeito a Web
“Nem sempre a Internet foi dinâmica, eficiente e útil como é atualmente.”
(Michellazo, Paulino. Ferramentas de CMS parceiras de Sucesso. PHP Magazine, 1ª Edição, Janeiro de 2007, PHPMagazine.)
No geral, tudo que envolve a Web nas organizações passou do aspecto estático para um aspecto dinâmico, principalmente com a incorporação do conceito da Web 2.0 e o consequente aumento da colaboração e interação dos usuários. Os CMS permitiram que usuários não técnicos fizessem parte da concepção, do gerenciamento e, eventualmente de certas operações do próprio sistema. Primeiramente, assim que a Web alcançou o mundo corporativo, as empresas tinham a preocupação de apenas manter uma página estática com um mínimo de informações necessárias, muitas vezes com o número do telefone para desviar o fluxo de atendimento. Muitas delas não entendiam quais eram os benefícios e qual seria o futuro da Internet, porém a grande maioria almejava possuir uma página.
Após esse período inicial, com a incorporação dos editores visuais de HTML e a aproximação dos meios audiovisuais, as empresas incorporaram setores de design e marketing à Web com o objetivo de reproduzir no site a comunicação visual da organização. O tempo gasto pelo usuário no site era importante para a publicidade.
Com o estabilização dos conceitos visuais, as organizações passaram a focar nas informações transmitidas e na obtenção de informações relevantes dos usuários, desenvolvendo conceitos da arquitetura da informação. Setores de comunicação/relações públicas foram incorporados na elaboração e atualização das páginas. Além disso, era possível fazer algumas transações básicas online.
Nesse momento, com a crescente necessidade de atualização e dinamicidade das páginas, os sistemas de gestão de conteúdo foram desenvolvidos e alguns sistemas já existentes passaram a ser incorporados via rede, acessíveis pelo browser. Um aspecto negativo crescente durante esse período foi o excesso de informações não organizadas que é prejudicial ao usuário.
Após o desenvolvimento de um entendimento mais profundo da utilização da Internet, as empresas focam em alinhar estrategicamente suas tecnologias, o que pode parecer óbvio, porém em termos de cultura organizacional demanda em longo e árduo caminho. Os CMS e outros dispositivos que tangem a Internet começam a fazer parte do planejamento estratégico da empresa. A partir daí os usuários ficam cada vez mais dependentes dos portais corporativos, que passam a ser essenciais para a empresa.
A partir do alinhamento estratégico da Web e dos portais cada vez mais dinâmicos surgem os sites em que o conteúdo é elaborado pelo usuário, começa a era da Web 2.0. O usuário passa a ser fundamental para os CMS. A Web 2.0 na ponto de vista da gestão do conteúdo promoveu os conceitos de autoria coletiva, avaliação (ratings), reutilização, etiquetagem, colaboração.
Sistemas de Gestão de Conteúdo
Definição de gestão de conteúdo:
“um conjunto de técnicas, modelos, definições e procedimentos de ordem estratégica e tecnológica visando integração e automatização de todos os processos relacionados à criação, agregação, personalização, entrega e arquivamento de conteúdo de uma organização.”
(LAPA, Eduardo. Gestão de Conteúdo como apoio à Gestão do Conhecimento, Editora:Brasport, Rio de Janeiro – 2004).
Primeiramente, gerenciar conteúdo é utilizar um conjunto de conceitos e ferramentas com o objetivo de captar informações não estruturadas de diversas fontes, organizar e distribuir de forma flexível. Para captar informações não estruturadas de uma organização o sistema deve buscá-las em documentos de texto, planilhas de cálculo, apresentações, e-mails, blogs, fóruns, redes sociais, fotos e vídeos. Capturar essas informações atualmente é considerado trabalhoso, pois na maioria das organizações o processo de criação de informações não estruturadas não é controlado.
São necessárias diferentes tecnologias dispostas à adaptação em diversos tipos de reconhecimento dessas informações, por exemplo: o reconhecimento ótico de caracteres e o código de barras. A partir dessa leitura, os dados serão processados de forma que se tornem dados estruturados. Após serem capturados e organizados, os conteúdos estarão prontos para o gerenciamento, distribuição e armazenamento que variam de acordo com os recursos do sistema.
Um aspecto importante dos CMS é o acesso do conteúdo através de uma interface baseada no navegador de Internet. Além disso, há separação do design gráfico e do conteúdo da página. O design gráfico das páginas são colocados em arquivos chamados de moldes (templates) e o conteúdo é armazenado em banco de dados ou arquivo separado. O lugar para o conteúdo é previamente determinado, como mostram as figuras abaixo.
Modelo do Processo de Gestão de Conteúdo
Atualmente as empresas já integram os CMS em seus planos de negócio, desse modo é importante determinar o modelo do processo de gestão de conteúdo. Abaixo é exposto o modelo adaptado de - LAPA, Eduardo. Gestão de Conteúdo como apoio à Gestão do Conhecimento, Editora: Brasport, Rio de Janeiro – 2004.
Modelos do Sistema
Para um melhor entendimento de todo o processo alguns modelos que definem o sistema serão apresentados.
Modelos dos Cinco Componentes dos Sistemas de Gestão de Conteúdo Empresarial:
DM: Gerenciamento de documentos;
Collab: Colaboração;
WCM: Gestão de Conteúdo Web;
RM: Gerenciamento de Registros;
WF: Fluxo de Trabalho;
BPM: Gestão dos Processos de Negócios;
Modelos dos 5 C´s da Gestão de Conteúdo:
Cinco conceitos tangenciam o bom funcionamento dos CMS em uma empresa:
- Conteúdo (já explicado anteriormente);
- Colaboração: é o conteúdo elaborado pelos usuários através de: comunicação direta (chats, fóruns, mensagens instantâneas, videoconferências e outras tecnologias) e apoio ao ciclo do processo.
- Compliance: é o cumprimento da lei e dos requerimentos regularmente, necessidade vital para qualquer empresa.
- Continuidade: Com a necessidade e dependência da disponibilidade e precisão das informações eletrônicas os Sistemas de Gestão de Conteúdo oferecem métodos para armazenamento de informação seguros, proteção de acessos não autorizados, mecanismos de busca, uso de ferramentas para restaurar informações em casos de desastres.
- Custo: é a prioridade na implantação do sistema. Apesar do alto custo durante a fase de implementação, os Sistemas de Gestão de Conteúdo têm o valor rapidamente retornado.
Características e requisitos essenciais:
“Um sistema de gerenciamento de conteúdo deve esconder dos usuários a diferença entre conteúdo e aplicações, criando a desejável ilusão de um único sistema com uma única interface para o usuário.”
(LAPA, Eduardo. Gestão de Conteúdo como apoio à Gestão do Conhecimento, Editora:
Brasport, Rio de Janeiro – 2004)
Para entender os requisitos essenciais dos CMS deve-se conhecer os usuários do sistema, logo, como cada organização é dotada de um cultura computacional única, as mesmas deverão se adequar às necessidades. Outro aspecto também importante é a necessidade das organizações atuais de alinhar estrategicamente os recursos do CMS, por exemplo: para a companhia X pode ser irrelevante um artigo no blog sobre os aniversariantes do mês, porém em uma companhia que necessite dessas informações no âmbito estratégico seria interessante o envio de e-mails para os usuários certos. Logo, os recursos tecnológicos adquiridos através de um CMS não devem interferir nos processos e políticas da empresa.
Os benefícios na utilização de um CMS vão além da publicação menos custosa de sites ou portais corporativos aspectos como segurança, redução de riscos operacionais e os ganhos de produtividade pelos usuários.
Dentre as principais características e consequentes requisitos e benefícios de implantação, pode-se citar:
a gestão integrada presente em alguns CMS, permite a utilização de apenas uma ferramenta para o gerenciamento dos conteúdos;
a utilização de metadados com possibilidade de classificação automática, facilita a recuperação de arquivos e a processos como a gestão do ciclo de vida dos conteúdos;
gestão de versões, para o acompanhamento da evolução do conteúdo publicado;
criação, edição, armazenamento de conteúdo em diversos formatos, é um aspecto cada vez mais importante devido ao surgimento de novos aparelhos para distribuição e captura de conteúdo;
no que envolve a segurança algumas características devem ser ressaltadas: gestão de usuários e dos seus direitos, além da gravação das ações executadas sobre o conteúdo para efeitos de auditoria e possibilidade de desfaze-las em caso de necessidade;
na âmbito da Web 2.0 são importantes aplicativos como: blog, sistemas de avaliação (ratings), wiki, comunidades e redes sociais, syndication. Para a eficiente adoção dos aplicativos da Web 2.0 as organizações precisam estar dispostas a mudanças tanto no cultura da empresa como em seus processos.
CMS – Joomla!
A utilização de softwares livres tem aumentado a cada dia, no caso dos CMS o software Joomla é um dos mais difundidos do formato com licença GNU/GPL. Foi desenvolvido a partir da separação da equipe de desenvolvedores do CMS Mambo 4.5.2 e a empresa Miro. É um CMS capaz de publicar, gerenciar e arquivar os conteúdos produzidos e possui grande quantidade de extensões. Sua utilização não depende de qualquer conhecimento técnico do usuário e pode ser usado para implementação desde sites simples, como Blogs, até postais corporativos.
O software contém duas partes principais: o Frontend, que é a página principal onde são exibidos os conteúdos; e o Backend, que é a área acessada pelo administrador do site, na qual será configurado o que será apresentado no Frontend. São três as bases de configuração da apresentação do conteúdo: componentes, módulos , plugins.
Na área de gestão dos usuários, o Joomla oferece níveis deferentes de acesso tanto ao Frontend quanto ao Backend. Oferece também gestão de versões.
Conclusão
A partir do estudo dos tópicos apresentados pode-se concluir que os Sistemas de Gestão de Conteúdo são essenciais para organizações que possuem portais de qualquer tipo: intranet, extranet, públicos. Os CMS possuem funções que são muito valorizadas nos dias atuais e tendem à evolução rapidamente. Dentre as principais características dos CMS encontram-se gestão integrada; utilização de metadados com classificação automática; gestão do ciclo de vida e de versões; criação, edição, armazenamento de conteúdo em diversos formatos; aplicativos de segurança e de Web 2.0. É importante ressaltar porém que as funcionalidades dos sistemas se adequam de acordo com as necessidades da empresa, além disso o alinhamento estratégico da gestão de conteúdo é muito importante para sua utilização com qualidade. Outro aspecto que vale ressaltar é base dos conceitos dos cinco C´s dos CMS empresariais: Conteúdo, Custo, Colaboração, Compliance, Continuidade.
Concluindo, na medida que as organizações utilizam e notam a importância do conhecimento, os Sistemas de Gestão de Conteúdo passam a obter papel cada vez mais estratégico e centralizado na empresa, pois para o conhecimento fazer parte do plano de negócios e atuar de maneira ativa na âmbito empresarial deve ser transformado em conteúdo. Desse modo, uma gestão de conteúdo de qualidade garante à empresa um diferencial competitivo.
Referências
SANTOS, Marcelo Luis; FRANCO, Carlos Eduardo; TERRA, José Cláudio. Gestão de Conteúdo 360°: integrando negócios, design e tecnologia. São Paulo: Saraiva, 2009.
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